¿Por qué compartir envíos?
Compartir envíos permite a terceros, como clientes, logística, minoristas y otros socios, acceder a datos en tiempo real. Esto mejora la visibilidad y la coordinación en toda la cadena de suministro, manteniendo a todas las partes interesadas informadas y coordinadas. La Plataforma ofrece opciones flexibles y seguras para compartir datos según las necesidades de su negocio y su nivel de sensibilidad.
Diferentes métodos para compartir envíos
Hay tres formas de compartir envíos:
Cada método ofrece diferentes niveles de datos de envío y acceso a las funciones de la plataforma, según sus objetivos.
Colaboradores
Los colaboradores son el método más seguro y recomendado para compartir envíos. Son especialmente útiles al trabajar con socios a largo plazo, en sectores sensibles o con programas específicos de cadena de frío.
Qué pueden hacer los colaboradores
Los colaboradores acceden a los envíos actuales, futuros e históricos compartidos con ellos mediante un inicio de sesión protegido con contraseña en la plataforma Tive. Pueden acceder a diversas funciones dentro de la plataforma Tive mediante roles de colaborador (más información sobre la configuración de roles de colaborador a continuación). Algunos ejemplos de permisos para los colaboradores incluyen:
- Acceso a notificaciones de alerta y monitoreo en tiempo real
- Capacidad de iniciar y editar envíos compartidos con ellos
- Capacidad de crear informes de envío
- Capacidad de agregar comentarios de envío y alertas para colaborar en el éxito del envío
Por qué utilizar colaboradores
- Acceso seguro con protección por contraseña
- Una cuenta central donde pueden ver todos los envíos compartidos, en lugar de correos electrónicos de seguimiento inconexos
- Ahorre tiempo agregando automáticamente colaboradores a los envíos relevantes a través de plantillas de envío, transportistas o ubicaciones
Nota: Si el colaborador está asignado a una ubicación o transportista utilizado por la plantilla, no se puede eliminar directamente de la plantilla.
Cómo agregar colaboradores a un envío
Se pueden agregar colaboradores a través de:
Ubicaciones
- Agregar colaboradores a las ubicaciones garantizará que se agreguen automáticamente como colaboradores a cualquier envío que utilice esta ubicación.
Nota: Si esta ubicación se agrega a un tramo de envío específico, el colaborador aún tendrá visibilidad de toda la duración del envío.
Envíos
- Agregar colaboradores mientras se crean envíos les otorgará todos los privilegios incluidos en su rol de colaborador para el envío directamente.
Plantillas de envío
- Le permite utilizar colaboradores a escala agregándolos automáticamente a los envíos mediante plantillas
Transportistas
- Se puede utilizar para garantizar que los contactos clave del transportista siempre tengan acceso a los envíos cuando se los agrega como transportistas.
Cómo configurar los permisos del rol de colaborador
- Vaya a 'Acceso a envíos', que se encuentra debajo de sus iniciales en la esquina superior derecha
- Haga clic en el botón editar
- Utilice el interruptor para habilitar o deshabilitar los permisos para cada rol
Nota: Cualquier cambio en los permisos del rol afectará automáticamente a todos los colaboradores existentes.
Enlaces de envío compartidos
Los enlaces de envío compartidos permiten acceder a un solo envío mediante la generación de un enlace público. A diferencia de los colaboradores, este enlace no requiere que el destinatario inicie sesión ni cree una cuenta. Resulta útil para compartir el acceso rápidamente, por ejemplo, al compartir con destinatarios que no son usuarios frecuentes o que no desean crear una cuenta. Sin embargo, cabe destacar que este método para compartir información de envíos es menos seguro que el de los colaboradores: cualquier persona con el enlace puede ver los datos.
Para compartir un enlace de envío:
- Seleccione un envío específico de la lista de envíos
- Haga clic en el botón Compartir Envío que se encuentra en la esquina superior derecha del panel de detalles del envío.
- Seleccionar visibilidad de datos:
- Datos de ubicación y estado
- Solo datos de ubicación
- Solo datos de condición
Este enlace permite ver únicamente el envío específico y se puede personalizar para mostrar:
- Datos de ubicación y estado
- Solo datos de ubicación
- Solo datos de condición
Portales de envíos y seguimiento
Los portales de envíos y rastreadores son una página web de acceso abierto que permite a sus socios buscar y ver envíos o rastreadores por ID sin necesidad de invitación individual. Se habilitan desde Configuración de la Organización > General.
Cómo funciona
Una vez habilitado, puede compartir un único enlace que permite a las partes externas:
- Busque su envío utilizando el ID de Envío o el ID de Rastreador
- Ver información y actualizaciones en tiempo real
- Acceda únicamente a los datos que elija hacer visibles
Opciones de configuración del portal
Puedes controlar:
- Si el portal está activo. Si no se marca la opción "Cualquier persona con el enlace puede acceder", el enlace redirigirá a la página de inicio de sesión de la plataforma.
- Si se permite la generación de informes
- Si se debe mostrar información de Tramo y ETA (solo portal de envío, se requiere nivel Plus)
- Visibilidad de los datos:
- Datos de ubicación y estado
- Solo datos de ubicación
- Solo datos de condición
- Configuración de pantalla
- Unidades en kilómetros o millas, Celsius o Fahrenheit
- Opciones de idioma en inglés o español
Accediendo al portal
Copie y pegue el enlace "Portal de Envíos Compartidos" en su navegador. Se le pedirá que ingrese el ID del envío para acceder a la información del mismo y generar informes.
Después de ingresar el ID de su envío, será llevado a la página de datos y detalles del envío.
Puntos clave a saber
- Los colaboradores proporcionan acceso seguro y son ideales para uso repetido a largo plazo en múltiples envíos, socios o clientes. Se pueden asignar diferentes niveles de acceso a los envíos mediante roles.
- Los enlaces y portales compartidos están disponibles para cualquier persona que tenga el enlace y son una buena alternativa para los colaboradores al compartir envíos puntuales. No se recomiendan para cargas de alto valor ni para clientes preocupados por la seguridad.
Mejores prácticas
- Asigne el rol adecuado a cada colaborador para garantizar que solo obtengan acceso a las funciones y los datos que realmente necesitan.
- Automatice la asignación de colaboradores utilizando ubicaciones, transportistas o plantillas de envío
- Utilice portales cuando sus clientes necesiten buscar y acceder a los envíos de forma independiente
- Enviar instrucciones de configuración al agregar un colaborador ayuda a reducir la confusión y prepara a los usuarios para el primer acceso.
Si tienes alguna pregunta adicional, puedes comunicarte con support@tive.com para obtener ayuda.